Schwarzbräu stellt mit Drink-IT die Weichen für Effizienz in der EDV

Schwarzbräu ist eine der bekanntesten deutschen Brauereien. Seit Generationen braut die Familienbrauerei hochwertige Premiumbiere, welche regelmäßig die höchsten Auszeichnungen erhalten. Schwärzbräu ist ein Sieger – das Unternehmen wurde 2015 mit dem Bundesehrenpreis des Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz als beste deutsche Brauerei sowie mit mehr als 400 weiteren Medallien ausgezeichnet.

Am 17. Mai 1648 endete bei Zusmarshausen, einer kleinen Gemeinde in Bayerisch-Schwaben, mit der „Schlacht am Roten Berg“ der Dreißigjährige Krieg auf deutschem Boden. Die Legende erzählt, dass die ausgezehrten Schweden nach der Schlacht die Brauerei „Zum Grünen Baum“, die heute Schwarzbräu heißt, stürmten und dort alle Fässer leer tranken. Ein Fahnenschwinger aus der Zeit des Dreißigjährigen Krieges wurde zum Markenzeichen von Schwarzbräu und ziert heute die Etiketten der Bierspezialitäten. Nach dem Zweiten Weltkrieg wurde die Brauerei von den Amerikanern besetzt und braute Bier für die amerikanischen Truppen. Damit nicht alles in die Hände der Besatzer fiel, wurde das wertvolle Malz an einem sicheren Platz versteckt – eingebraut als dunkles Bockbier und im tiefen Lagerkeller eingemauert. Nach dem Krieg wurde dieses Bier unter dem Namen „Schweden Bock“ auf den Markt gebracht. Schwarzbräu erhielt dafür als erste deutsche Brauerei auf der Weltausstellung in Brüssel 1954 den ersten Preis und das „Croix d’Honneur“, Damit begann die erstaunliche Serie von Auszeichnungen für die Biere der Brauerei, denn Schwarzbräu ist die Brauerei, die in Deutschland die meisten Auszeichnungen und Medaillen für ihre Biere erhalten hat.

Die Vorteile einer Standardlösung

26 Jahre lang nutzte das Unternehmen eine Software, die mit CrossBasic, einer zur BASIC-Familie gehörenden Programmiersprache erstellt wurde und unter dem UNIX-Derivat Sinix lief. Weil die Weiterentwicklung nur noch mit hohem Kostenaufwand möglich gewesen wäre, entschied sich Schwarzbräu, eine neue ERP-Lösung einzuführen. Diese sollte, nach der Erfahrung mit dem vorherigen System, auf einem etablierten Standard basieren, und so Schwarzbräu Investitionssicherheit geben. Darüber hinaus sollte sie weitergehende Funktionen insbesondere in Bezug auf die Datenauswertung haben, um so die Effizienz zu steigern. Eine weitere Anforderung war, dass das System offene Schnittstellen bietet, damit das speicherprogrammierbare Steuerungssystem aus dem Haus ProLeiT sowie die Tourenplanungssoftware und das elektronische Archiv einfach integriert werden können. „Drink-IT bietet in Verbindung mit Jet-Reports ungeahnte Möglichkeiten bei der Datenauswertung. Nach kurzer Schulung können die Benutzer Auswertungen erzeugen, die per Mausklick immer wieder zu aktualisieren sind“, erläutert Frank Remarque, Geschäftsführer der NORRIQ Deutschland GmbH.

Darüber hinaus bestand das Ziel, den Datenaustausch zwischen den einzelnen Abteilungen zu erleichtern. Bisher musste man sich damit behelfen, die Daten aus dem System in Excel zu importieren und dann den betreffenden Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Um sich nicht erneut in die Abhängigkeit eines Herstellers zu begeben, sollte die Lösung zusätzlich auf einer Standardsoftware basieren. Bei der Marktsondierung hat Schwarzbräu zahlreiche Anbieter berücksichtigt und deren Produktangebot gesichtet. Daraus blieben dann noch eine Handvoll Anbieter übrig, die in die engere Wahl kamen. In der finalen Entscheidungsrunde zwischen zwei Produkten überzeugte schließlich NORRIQ mit Drink-IT. Dabei handelt es sich um eine ERP-Lösung, die auf Hersteller, Getränkefachgroßhandel und Vertriebszentren der Getränkeindustrie, wie Brauereien, Weingüter und Getränkehersteller ausgerichtet ist. Mit Drink-IT werden die wichtigsten Prozesse im Standard abgebildet und um branchenspezifische Optionen ergänzt, was Optimierung und Transparenz in allen Unternehmensbereichen ermöglicht. 

„Drink-IT ist ein flexibles, integriertes System, in dem Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung eng miteinander verknüpft sind. Außerdem basiert es auf Microsoft Dynamics NAV, also einer Standardsoftware, die weltweit bei 95.000 Unternehmen im Einsatz ist. Das gibt uns Investitionssicherheit und wir können sicher sein, dass wir über Jahre hinweg über eine Software auf dem neuesten Stand verfügen, die aktuelle Software-Entwicklungen berücksichtigt“, sagt Leopold Schwarz, Geschäftsführer der Schwarzbräu GmbH. „Am Anfang waren wir allerdings ein wenig skeptisch, weil NORRIQ ein dänisches Softwarehaus ist und zum damaligen Zeitpunkt keine Niederlassung in Deutschland hatte. Jedoch hat das Unternehmen im Laufe der Zusammenarbeit durch Engagement und intensive Betreuung diese Vorbehalte ausgeräumt.“

NORRIQ hat Drink-IT weltweit bei über 100 international agierenden Brauereien eingeführt und verfügt mittlerweile auch in Deutschland über zahlreiche Referenzen. Außerdem hat das Unternehmen kürzlich in Nürnberg einen weiteren Standort eröffnet.

Schritt für Schritt – Das System wächst mit

Bei der Mitarbeiterschulung erwies es sich als vorteilhaft, dass die Oberfläche von Drink-IT dem Look & Feel der MS-Office-Produkte entspricht. Eine performante Suchfunktion erleichtert zusätzlich das Navigieren durch das System. Etwas anspruchsvoller verlief die Übernahme der Altdaten aus dem vorherigen System, was an der bisher verwendeten Datenstruktur lag. Die Daten mussten umformatiert werden, damit sie der Logik von Microsoft Dynamics NAV entsprachen. „Dass an dieser Stelle einmalig manuelle Handarbeit erforderlich war, hat uns nicht sonderlich überrascht“, so Jürgen Schmidt, Leiter der Buchhaltung und Projektleiter bei Schwarzbräu. „Drink-IT selbst hat offene Schnittstellen bzw. zahlreiche andere Programme bieten Möglichkeiten, mit Microsoft Dynamics NAV Daten auszutauschen: Müssen Massendaten modifiziert werden, beispielsweise um ein Kennzeichen zu verändern, liest Schwarzbräu diese in MS Excel ein, nimmt dort entsprechende Änderungen vor und importiert sie dann wieder in Drink-IT.“

Im Laufe der Zeit wurde der Einsatz der Software sukzessive ausgebaut und weitere Funktionen sind in Planung. So nutzte das Unternehmen zunächst die Finanzbuchhaltung mit zahlreichen Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten sowie die Fakturierung. Dabei profitieren die Anwender unter anderem von den Infoboxen, die ihnen je nach Anforderung eine Übersicht über die Anzahl der Aufträge sowie offene Posten oder Salden darstellen. Innerhalb der Debitorenverwaltung können die Debitorenkarten einfach nach Sachthemen gruppiert werden, was ebenfalls für mehr Übersicht sorgt. Über die sogenannte Drill-down-Funktion kann der Anwender immer besseren Einblick in Datendetails bis auf Belegebene nehmen. Erfolgsrechnungsübersichten zeigen präzise auf, wie rentabel einzelne Artikel, Kunden oder Objekte sind.

Außerdem werden die Module Warenwirtschaft, Vertragsverwaltung, Leergut- und Pfandverwaltung und Absatzplanung eingeführt. Dabei sind die Preise und Konditionen einfach strukturierbar und nach Rabattgruppen gruppierbar, wodurch die Mitarbeiter schneller entsprechende Preise definieren können.

In der Vertragsverwaltung sind die zahlreichen Miet-, Pacht und Rückvergütungsverträge zentral hinterlegt. Die monatlichen bzw. periodenbezogenen Abrechnungen wandern automatisch in das Debitorenmanagement.

Innerhalb des Marketing-Moduls werden die Kunden entsprechend ihrer Bedeutung segmentiert, sodass begleitende Werbemaßnahmen jeweils für entsprechende Gruppen einfach aufgesetzt und realisiert werden können. Für die Tourenplanung nutzt Schwarzbräu mit „Plantour“ ein externes System, das mit Drink-IT verknüpft ist und so die Daten nahtlos übernimmt. Im zweiten Schritt folgte das Bestellwesen von Verbrauchsartikeln wie Etiketten und Kronkorken.

Derzeit ist das Unternehmen dabei, den Bezug von Rohwaren ebenfalls in Drink-IT zu verbuchen und die Lagerverwaltung auszuweiten. Insgesamt nutzen 21 Mitarbeiter das System.

In der dritten Ausbaustufe werden das Event-Management sowie die Verknüpfung der Daten aus der Produktionssteuerung der Bierherstellung mit Drink-IT implementiert. Das verliehene Mobiliar, wie beispielsweise Kühlschränke, Zapfanlagen, Tische oder Stühle, werden dabei berücksichtigt und in die Tourenplanung einbezogen. Zusätzlich werden Bestände und Verbräuche von Rohwaren nahtlos vom Prozessleitsystem ProLeiT übernommen. 

"Uns war bekannt, dass wir zu den ersten Drink-IT-Anwendern in Deutschland zählten. Diese Chance haben wir genutzt und konnten gemeinsam mit NORRIQ das System mit den Funktionen ausweiten, so dass sich die ERP-Lösung zu einer echten Alternative für mittelständische Brauereien entwickelt hat“, so Leopold Schwarz.

Insgesamt gesehen konnte Schwarzbräu mit dem System signifikante Optimierungen und eine hohe Transparenz in allen Geschäftsbereichen erzielen.